چطوری با استفاده از روش ماتریس آیزنهاور لیست کارهای خودمون رو اولویت بندی کنیم؟
ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کارهست
این روش بهت کمک می‌کنه وظایفت رو بر اساس فوریت و اهمیت، اولویت بندی کنی.
توی این روش وظایفت رو توی چهارتا کادر می‌چینی که بر اساس موارد زیر تعیین می‌شن:
- اول از همه باید انجام بدی.
- باید براشون برنامه‌ریزی کنی.
- باید به یکی دیگه محول کنی
- باید حذفشون کنی
اولین قدم برای شروع اینه که تودو لیستت رو بنویسی.
ماتریس آیزنهاور، ابزاری برای مدیریت وظایف هست که بهت کمک می‌کنه بین کارهای ضروری و مهم تفاوت قائل بشی.
چه جوری بین وظایف فوری و مهم تفاوت قائل بشیم؟
ممکنه فکر کنی دو کلمه فوری و مهم، معنای یکسانی دارن؛ اما موقع تجزیه و تحلیلشون بر اساس اصل آیزنهاور، فرق بین این دو تا خیلی مهمه.
کارهای فوری
کارهای فوری نیاز به توجه فوری تو داره.
وقتی کاری فوریه؛ باید همین الان انجام بشه و عقب انداختش عواقب زیاد و بدی داره.
کارهای فوری، کارهایی هستن که اگر انجامشون ندی و یشتر عقبشون بندازی، استرس بیشتری رو تجربه می‌کنی.
مثل:
- درست کردن لوله شکسته خونه
- تموم کردن یه پروژه با موعد مقرر
کارهای مهم
کارهای مهم، ممکنه نیاز به توجه فوری نداشته باشه اما این وظایف بهت کمک می‌کنه تا به اهداف بلند مدت خودت برسی.
اینکه این وظایف کمتر فوری هستن به این معنی نیست که اهمیتی ندارن؛ برای انجام این‌ها باید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشی.
بعضی از کارهای مهم مثل:
- برنامه‌ریزی برای یک پروژه بلند مدت
- کارهای روزمره و نگهداری‌های منظم
وقتی بدونی چه جوری فرق بین وظایف فوری و مهم رو تشخیص بدی، می‌تونی شروع به تقسیم وظایفت به چهار بخش ماتریس آیزنهاور بکنی.
۴بخش ماتریس آیزنهاور
تودو لیست طولانی، می‌تونه احساس فرساینده‌ای رو بهت بده؛ اما هدف ماتریس آیزنهاور اینه که این وظایف رو یک به یک بررسی کنی و اون‌ها رو چهار قسمت تقسیم کنه.
وقتی که می‌تونی وظایف خودت رو توی دسته‌بندی‌های تعیین شده ببینی، می‌تونی اون‌ها رو زمانبندی کنی و مهم‌ترین کارهای خودت رو انجام بدی.
قسمت اول: انجامش بده
بخش اول بخش انجام دادنه.
اینجا جایی هست که تو باید وظایفی که هم فوری و هم مهم هستن رو قرار بدی.
وقتی کاری رو توی تودو لیستت می‌بینی که باید همین الان انجام بشه چون پیامدهای واضحی داره و روی اهداف بلند مدتت تاثیر می‌ذاره، باید توی این قسمت قرار بدی.
در مورد اینکه کدوم وظایف باید توی این قسمت قرار بگیرن، نباید هیچ شکی وجود داشته باشه؛ این‌ها وظایفی هستن که همین الانشم توی ذهنت در گردشن و بیشترین استرس رو بهت وارد می‌کنن.
قسمت دوم: زمانبندی
قسمت دوم، قسمت زمانبندیه
اینجا جاییه که وظایفی که فوری نیستن اما همچنان مهمن رو قرار می‌دی.
از اونجایی که این وظایف روی اهداف بلند مدتت تاثیر می‌ذارن اما نیازی به انجام فوری ندارن، می‌تونی برای بعد برنامه‌ریزی و زمانبندی کنی.
درواقع بلافاصله بعد از انجام وظایف قسمت اول، باید سراغ این وظایف بیایی.
بعضی از روش‌های مفیدی که توی این قسمت به دردت می‌خوره مثل اصل پارتو یا روش پومودورو هست.
قسمت سوم: واگذاری
توی این بخش که بخش واگذاریه وظایفی که فوری هستن اما مهم نیستن رو قرار می‌دی این وظایف همین الان باید انجام بشن اما روی اهداف بلند مدت تاثیر نمی‌ذارن.
از اونجایی که این کارها روی اهدافت تاثیر نمی‌ذارن و نیاز به حضورت ندارن ، می‌تونی از یه نفر دیگه یا اعضای تیم خودت بخوای که این کار رو انجام بدن.
قسمت چهارم: حذف
وقتی فهرست کارهای خودت رو مرور کردی و وظایفت رو به سه قسمت اول اضافه کردی؛ متوجه می‌شی که تعداد کمی از کارها باقی موندن.
این‌ها کارهایی هستن که نه فوری و نه مهمن
حواس پری‌های بی‌اهمیت و غیر فوری، خیلی ساده می‌تونن مانع رسیدن به اهدافت بشن.
موارد باقی مونده رو می‌تونی توی این قسمت، که قسمت حذف هست قرار بدی.
۴ تا نکته برای اولویت بندی وظایف
بهترین راه برای درک تفاوت بین فوری و مهم، استفاده از ماتریس آیزنهاوره.
اما ممکنه همچنان توی اولویت بندی وظایفت مشکل داشته باشی.
اینجا چند تا نکته رو می‌گیم که می‌تونه بهت توی اولویت‌بندی کمک کنه.
وظایفت رو رنگ آمیزی کن
رنگ آمیزی وظایفت، راهکاری هست که می‌تونه بهت کمک کنه تا موارد با اولویت بالا رو به صورت تصویری مشاهده کنی.
وقتی یک لیست از وظایفت رو مرور می‌کنی، می‌تونی به خودت چهار رنگ بر اساس اولویت وظایفت بدی.
از کد رنگ‌ها به این شکل استفاده کن:
سبز: موارد با اولویت بالا
زرد: دومین اولویت
آبی: سومین اولویت
قرمز: اولویتی نداره
بعد از اینکه وظایفت رو بر اساس رنگ‌ها مشخص کردی؛ این رنگ‌ها مستقیماً به ماتریس آیزنهاورت منتقل می‌شن.
سبز: وظایفی هست که باید توی قسمت اول قرار بگیره
زرد: وظایفی هستن که نیاز به برنامه‌ریزی دارن و توی قسمت دوم قرار می‌گیرن.
آبی: وظایفی هستن که می‌تونی به بقیه واگذار کنی و
ظایف قرمز رنگ، وظایفی هستن که می‌تونی اون‌ها رو حذف کنی و توی قسمت چهارم قرار بدی.
محدود کردن تعداد وظایف به ۱۰ تا توی هر کادر
اگر تعداد زیادی وظیفه توی لیست انجام وظایفت داری؛ سعی کن تا حداکثر ۱۰ مورد رو توی هر کادر محدود کنی.
این کار باعث می‌شه ماتریس آیزنهاورت درهم و برهم و شلوغ و گیج کننده نباشه.
می‌تونی چند تا ماتریس آیزنهاور داشته باشی اما محدود کردن لیست وظایفت مهمه.
لیست کارهای شخصی و حرفه‌ایت رو جدا کن
یه راه دیگه برای محدود کردن تعداد آیتم‌ها توی ماتریس‌آیزنهاور، ایجاد ماتریس‌های جداگانه برای لیست کارهای شخصی و کارهای حرفه‌ایه.
وظایف کاری و وظایف شخصی، به جدول زمانبندی و روش‌های متفاوتی نیاز داره و همچنین فرایندهای فکری متفاوت.
یک بار دیگه بررسی کن و حذف کن
وقتی لیست وظایفت رو نوشتی یک استراحت کوتاه بکن و دوباره بررسیش کن و مواردی که نیازی نیست که وجود داشته باشن رو حذف کن.
مرتبط:
